همانطور که در تعریف سند الکترونیک بیان گردید، هر داده یا پیامی که به‌صورت الکترونیکی از هر دستگاهی که این امکان را دارا باشد ارسال و دریافت شود، با لحاظ شرایط قانونی، قابل استفاده در مقام دعوا و دفاع بوده و در دادگاه قابل استناد است. برخی از کاربران به‌دلیل نداشتن اطلاعات و آگاهی لازم، بر این تصور هستند که اسناد الکترونیک کاربرد چندانی به‌هنگام طرح دعاوی حقوقی و دفاع در مقام دعوا نداشته و عملاً قابل انکار هستند. اما این در حالی است که تنها ماهیت این اسناد است که الکترونیکی بوده و حالت پیام دارد؛ اما کاملاً قابل استناد بوده و می‌توان از آنها در مقام دفاع به هنگام مطرح شدن اختلافات حقوقی نیز استفاده کرد. انواع سند در قانون تجارت ایران بصورت سنتی و مکتوب، قابلیت طرح و استفاده در فضای دیجیتال را با قرارگیری در ذیل دسته‌بندی و شرایط منحصر به فرد خود دارد. از این رو خواهیم دید که انواع سند الکترونیک در فضای دیجیتال به چند دسته تقسیم می‌شود و برای اینکه هر سند الکترونیکی ذیل هر یک از این تقسیم بندی‌ها قرار گیرد چه ویژگی‌هایی باید داشته باشد.
انواع سند الکترونیک
به‌صورت کلی، اسناد الکترونیکی در حقوق ایران در سه دسته اصلی تقسیم‌بندی می‌شوند که به شرح زیر است:
- اسناد الکترونیکی رسمی
- اسناد الکترونیکی ساده
- اسناد الکترونیکی مطمئن
اسناد الکترونیکی رسمی
یکی از اصلی‌ترین گروه اسناد الکترونیکی، اسناد الکترونیکی رسمی است. همانگونه که سند رسمی کاغذی بایستی توسط مأمور صلاحیت‌دار، در حدود صلاحیت و مطابق مقررات قانونی تنظیم گردد، سازمان ثبت اسناد و املاک کشور و دفاتر اسناد رسمی بایستی نسبت به ایجاد سازوکار تهیه اسناد رسمی به‌صورت الکترونیکی و تحت سامانه‌های یکپارچه به‌صورت اینترنتی اقدام نمایند.
اسناد الکترونیکی ساده
دومین نوع از انواع اسناد الکترونیکی در حقوق ایران، اسناد الکترونیکی ساده هستند. البته ساده بودن به این معنی نیست که اعتبار نداشته و یا قابل استفاده نباشند؛ بلکه به‌دلیل آسان بودن استفاده و سادگی تهیه آنها است که این عنوان برای آنها به کار برده شده است. اسناد الکترونیکی ساده به اسنادی اطلاق می‌شود که به‌صورت کاملاً ساده با استفاده از امضای دیجیتال تهیه شده و از آنها استفاده می‌شود. امضای الکترونیکی اصلی‌ترین دلیل به وجود آمدن این دسته از اسناد الکترونیکی است.
اسناد الکترونیکی مطمئن
آخرین دسته از انواع سند الکترونیک در حقوق ایران، اسناد الکترونیکی مطمئن هستند. این اسناد نیز همراه با امضای دیجیتال تعریف می‌شوند؛ اما تفاوت اصلی آنها با مورد قبلی در نوع ارسال آنها است. این دسته از اسناد بعد از امضاء توسط فرستنده، باید محرز شده و بعد از اینکه شخص ثالثی آنها را تائید نمود و اصالت آنها را گواهی کرد، به دست گیرنده می‌رسد. کلمه مطمئن نیز به همین دلیل در انتهای عنوان این دست از اسناد استفاده شده است.
همانطور که ملاحضه کردید، در هر سه تعریف به نوعی امضای دیجیتال محل ثقل این اسناد می‌باشد. از این رو در راستای تحقق دولت الکترونیک در ایران، در سال ۱۳۹۱ بود که امضای دیجیتال به عنوان یک روش قانونی برای تأیید صحت اسناد و مدارک دیجیتال تعریف شد. بعد از آن افراد مطابق قانون موظف شدند که برای مراودات دیجیتالی خود از امضای دیجیتال استفاده کنند تا از بروز هر گونه مشکلات احتمالی جلوگیری کنند. لازم به ذکر است که نباید امضای دیجیتال را با امضای الکترونیکی که روی کاغذ ثبت شده و اسکن می‌شود، اشتباه گرفت.
لذا امضاء دیجیتال یا Digital signature همانند یک اثر انگشت الکترونیک است که یک پیام رمزنگاری شده را به طور ایمن با یک سند مرتبط می‌کند. فرمت استاندارد و پذیرفته‌شده‌ای به نام زیرساخت کلید عمومی (PKI) در امضاء دیجیتال وجود دارد که ارتباط بین فرمت استاندارد و پیام رمزنگاری شده را شکل می‌دهد. به عبارتی دیگر، امضا دیجیتال یک روش قابل اعتماد برای تضمین اسناد و مدارک به صورت آنلاین است. همچنین کاربرد و کارایی بالای امضای دیجیتالی با توجه به مزیت‌هایی که دارد، شناخته می‌شود. احراز هویت، انکار ناپذیری و تضمین صحت داده‌ها جزو اهداف Digital signature به شمار می‌روند. بهره‌برداری از مزیت‌های امضاء دیجیتال با استفاده از طرح‌های ریاضی محقق می‌شود. لذا مزیت‌های اصلی امضای دیجیتال عبارت است از: 1- احراز هویت 2-انکارناپذیری 3-تضمین صحت داده‌ها 4-صرفه‌جویی در زمان و هزینه‌ها 5-یکپارچگی داده‌ها 6-افزایش امنیت و محرمانه بودن داده‌ها.
در پایان باید گفت امروزه امضاء نشانه هویت یک فرد می‌باشد. کسی که یک نامه، رسید بانکی یا سندی را امضا می‌کند در حقیقت نشانه‌ای از خود باقی می‌گذارد که نماد هویت اوست. این نماد به گونه‌ای می‌باشد که اگرچه همگان می‌توانند آن را بشناسند، اما کسی توان تولید آن را ندارد و منحصر به یک فرد می‌باشد. در دنیای الکترونیک و فناوری نیز موضوع تصدیق هویت، یکی از موضوعات مهم امنیتی است. ایده امضای دیجیتالی در جهان فناوری اطلاعات، همانند امضای واقعی، ابزاری مهم برای نیل به هدف تصدیق هویت و امنیت می‌باشد. روش‌ها مختلفی برای ایجاد امضاء دیجیتال وجود دارد اما آنچه که مهم است توجه به این نکته می باشد که امضاء دیجیتال موجب امنیت بیشتر در تبادل اطلاعات و از بین بردن محدودیت های رشد تجارت الکترونیک شده است.
