۷ نوع گزارش مناسب برای هر کسب‌وکار کوچک

تهیه گزارش بخش مهمی از کسب‌وکار است. در واقع شما بدون گزارش‌ به درستی نخواهید فهمید کارتان را به درستی انجام می‌دهید یا نه؟ با تهیه کردن گزارش‌ها در طول شبانه روز، نگاهی اجمالی به میزان موجودی که در دست دارید، کل فروش روزانه، و موارد بیشتر خواهید دید که آیا کسب‌وکارتان به درستی کار می‌کند یا نه. این اطلاعات باید بودجه‌بندی، تخصیص منابع، تلاش‌های مرتبط با بازاریابی، برنامه‌ریزی کارکنان و مواردی دیگر را برای شما مشخص کند تا بتوانید بر اساس آن منابع خود را به درستی مدیریت کنید.بدون تهیه گزارش، در واقع کورکورانه از میان تاریکی حرکت خواهید کرد.

با استفاده از هوش تجاری و گزارش‌های ترکیبی می‌توانید تصویر درستی از وضعیت کسب‌وکارتان پیدا کرده و آن را به درستی هدایت کنید.

گزارش فروش

فروش فاکتور حیاتی برای هر کسب‌وکاری است چون بدون آن درآمد، پول و راهی برای ادامه دادن باقی نمی‌ماند. پیگیری گزارش‌های فروش به شما دیدی از گذشته، حال و فروش‌ در آینده می‌دهد، بنابراین می‌فهمید که کارها چقدر به درستی پیش می‌روند یا چقدر باید آن را به سمت و سوی درست هدایت کنید.

گزارش‌های قیف فروش یا Sales Funnel تصویر دقیق و کاملی از فروش‌هایی فراهم می‌کنند که تکمیل نشده‌اند و نمی توانید به کمک آنها مسیر فروش واقع‌بینانه‌ای را پیش‌بینی کنید. گزارش‌های مقایسه‌ای به شما اجازه می‌دهد نرخ تبدیل هر مرحله از چرخه فروش را به صورت کلی ببینید. گزارش‌های عدم رضایت مشتری بسیار مهم است، چراکه دیدی واضح نسبت به موقعیت‌هایی که مشتری‌های خود را از دست می‌دهید به شما می‌دهد.

هر سیستم پردازشگر یا نقطه فروش، قابلیت‌های تهیه گزارش با الگوهای مختلفی خواهد داشت، اما می‌توان پارامترهای مختلفی مثل داده‌ها، اقلام، نوع پرداخت و غیره را نیز تنظیم کرد. این کار به شما امکان بررسی عمیق تر داده ها را می‌دهد.

آشنا شدن با گزینه‌های تهیه گزارش فروش برای سازمانتان ایده خوبی است. گزینه‌های مختلف را آزمایش کنید و برای ایجاد گزارش‌های سفارشی خود با ابزارهایی کار کنید که کمک می‌کنند راحت‌تر اطلاعات مهم برای کسب‌وکارتان را مشاهده کنید.

گزارش انبارداری

نگاه کردن به گزارش انبارداری تصویر دقیقی از آنچه که می‌توانید بفروشید و شیوه جایگزینی آنها ارائه می‌کند. این کار به تجدید محصولات، تطبیق با گزارشات فروش و سایر موارد کمک می‌کند. مدیریت انبارداری کلید موفقیت شرکت‌های بزرگ مثل آمازون است (تصور کنید که بعد از سفارش مشتری بخواهید به او بگویید که آخرین لباس را تمام کرده‌اید).

گزارش انبارداری ساده معمولاً یک چک‌لیست است. این گزارش می‌تواند با اضافه شدن گزارش رتبه بندی و بازدید، بیشتر متمرکز شود.

گزارش رتبه‌بندی انبارداری محصولات را به ترتیب نزولی بر اساس سود ناخالص دسته‌بندی می‌کند و سودآوری را با هزینه‌های نگهداری مقایسه می‌کند تا تعیین کند که اگر هزینه‌های بالاسری (سرشکن شده) ارزشش را دارد به فروش محصول ادامه دهد. گزارش‌های بازدید انبارداری همان مقادیر را بر اساس مقدار فروش مشخص می‌کنند.

گزارش‌ها می توانند بر اساس کالا، دسته، فروشنده و در طول بازه‌های زمانی مختلف، مرتب شوند. علاوه بر آن، بعضی سیستم‌های فروش می‌توانند طوری پیکربندی شوند که زمانی که کالاها در حال اتمام هستند شما را آگاه کنند یا به صورت اتوماتیک، زمانی که به حد معینی از موجودی انبار می‌رسید سفارش خرید مجدد را ثبت کنند.

گزارش‌های انبارداری برای همه شغل‌ها مهم هستند، اما اگر کسب‌وکاری بیش از یک مکان داشته باشد، این گزارش‌ها اهمیت حیاتی پیدا می‌کنند. با کمک این گزارش‌ها، می‌توانید موجودی را به دقت در شعبه‌های متعدد پیگیری کنید، اقلام را بین فروشگاه‌ها جابه جا کنید و به کارهای بیشتری بپردازید.

گزارش‌های مدیریت نیروی کار

کارمندان مهمترین منابع یک کسب‌وکار هستند. گزارش‌های منظم از مدیریت نیروی کار امکان بهینه سازی برنامه زمانی و برطرف کردن مسائل مربوط به حقوق کارمندان را می‌دهند و ارتباط شما با موقعیت و فعالیت‌های تیمتان را حفظ می‌کند.

انتخاب مناسب پرسنل برای رضایت مشتری بسیار مهم است – هیچ کس نمی‌خواهد چون صندوقدار یا آشپز کافی وجود ندارد، در صف‌های طولانی صبر کند و یا گرسنه بنشیند. گزارش‌های مدیریت نیروی کار، به ویژه هنگامی که با گزارش‌های فروش در ساعات اوج همراه می‌شود، می‌تواند به شما کمک کند برای کارکنان خود بهتر برنامه‌ریزی کنید. فروشندگان برتر را می‌تواید بگذارید برای زمان ترافیک و طوری برنامه‌ریزی کنید که در ساعت‌های اوج کارکنان بیشتری داشته باشید و در ساعت‌های خلوت کارکنان کمتر.

مدیریت درست کارکنان فقط برای مشتریان حائز اهمیت نیست بلکه برای سود و زیان شما نیز مهم است. بررسی و تعدیل کارکنان بر اساس گزارش‌های نیروی کار ، یک روش کلیدی برای مدیریت پرداختی به کارکنان است.

گزارش‌ ترافیک آنلاین

اگرچه مشاهده مشتریانی که با پای خودشان به محل کسب‌وکار شما می‌آیند ساده است، با این‌حال برای اندازه‌گیری این پارامترها هم نیاز به تهیه گزارش دارید. این مشکل در حالت آنلاین بدتر می‌شود، زیرا افرادی که از فروشگاهتان بازدید می‌کنند را نمی‌بینید مگر این‌که گزارش‌های مناسبی پیاده کنید. فراتر از ترافیک، باید الگوهای بازدیدکنندگان را درک کنید.

گزارش‌گیری ترافیک ورودی به شما نشان می‌دهد که بازدیدکنندگان از کجا به سایت شما مراجعه می‌کنند و می‌توانید سایت را به منظور جذب بیشتر بهینه‌سازی نمایید. نقشه حرارتی و گزارش‌گیری تعاملی دقیقاً چیزهایی که کاربران می‌خواهند و روی آن کلیک می‌کنند به شما نشان می‌دهند و گزارش‌گیری شبکه‌های اجتماعی تعامل برون سایتی را نمایش می‌دهد، گزارش‌ نرخ تبدیل به پیگیری قیف فروش کمک می‌کند و بازگشت سرمایه برای تلاش‌های بازاریابی آنلاین را میسر می‌سازد.

گوگل آنالتیکس یکی از جامع‌ترین بسترهای تحلیل ترافیک آنلاین است که به سادگی نصب می‌شود و از گزارش‌های Google Analytics می‌توان به سادگی خروجی گرفت.

گوگل آنالیتیکس برای افراد تازه کار کمی پیچیده به نظر می‌رسد ولی آموزش‌های مختلفی برای آن وجود دارد و خود گوگل هم آموزش‌های گام‌گام برای تفسیر اطلاعات گزارش‌ها تهیه کرده است. کمی زمان صرف کنید و اطلاعات قابل استفاده‌ای برای کسب‌وکار خود به دست آورید.

علاوه بر سرویس‌های رایگان مانند گوگل آنالیتیکس، بعضی شرکت‌ها افزونه‌های گزارش‌گیری متنوعی ارائه می‌کنند که جنبه‌های مختلف گزارش‌گیری کسب‌وکار را به یکدیگر پیوند می‌دهند. اگر راهکارهای تهیه گزارش فعلی شما اطلاعات مورد نیازتان را نمی‌دهد، شاید بد نباشد محصولات یا نرم افزارهای شرکت‌های گزارش‌گیری را چک کنید.

گزارش‌های بازاریابی

اگر چه ارتباط مستقیمی بین بازاریابی و فروش وجود دارد؛ این دو همیشه از طریق گزارش به یکدیگر پیوند نمی‌خورند. اگر چند میلیون تومان روی یک کمپین بزرگ بازاریابی، هزینه کنید باید گزارش دقیقی نیز داشته باشید تا بازگشت سرمایه به ازای هزینه را نشان دهید. با بازاریابی داده‌محور امروزی، دلیلی ندارد که شرکت‌های کوچک نتوانند گزارش‌های بازاریابی داشته باشند تا بتوانند هزینه‌های خود را توجیه کنند.

گزارش موقعیت فروش به شما کمک می‌کند تا ببینید مشتری‌های بالقوه از چه طریق با شما آشنا می‌شوند. برخی از این اطلاعات از طریق نظرسنجی‌های مشتریان جمع آوری می‌شود. پیگیری تماس‌ها نشان می‌دهد که مشتریان در کجای چرخه فروش قرار دارند و به شما این اجازه را می‌دهد که مشتری‌ها را طبق آمار جمعیتی گروه‌بندی کرده و بر همین اساس آنها را هدف‌گیری کنید. گزارش دسته بندی موقعیت‌های فروش بر اساس پیشنهاد این اطلاعات را برای کمپین‌های آنلاین نیز به شما نشان می‌دهد.

گزارش‌های ترافیک آنلاین نیز مانند گوگل آنالتیکس می‌تواند اطلاعات ارزشمندی برای اقدامات بازاریابی، شامل تبلیغات کلیکی، کمپین‌های شبکه اجتماعی و غیره مهیا کند.

گزارش‌های ترافیک شبکه

حجم زیادی از درآمد در کسب‌وکارها از طریق اتلاف وقت به صورت آنلاین از دست می‌رود. کارمندان به جای توجه به کار، به شبکه‌های اجتماعی و بازی می‌پردازند. استفاده از پهنای باند توسط مشتریان یا مراجعه کننده‌ها و سرقت داده توسط هکرها نیز می‌تواند بر کسب‌وکار تأثیر منفی داشته باشد. هیچ دلیلی وجود ندارد که نتوانیم به صورت فعال و با اجرای روزانه گزارش‌های ترافیک شبکه، این مشکلات را حل کنیم.

متخصصان فناوری اطلاعات در سرتاسر جهان از نرم‌افزارهای امنیتی یا فایروال استفاده می‌کنند. از جمله کارهایی که این ابزارها می‌توانند انجام دهد، این است که نشان می‌دهند چه دستگاه‌هایی به چه سایت‌هایی متصل هستند. داشتن چنین ابزارهایی علاوه بر پیشگیری می‌توانند گزارش‌های لازم را به شما ارائه کنند.

گزارش‌های مالی و دریافت و پرداخت

یکی از مهمترین گزارش‌های روزانه یا حتی در مواقعی ساعتی، گزارش‌های مبتنی بر دریافت و پرداخت‌هایی است که توسط درگاه‌های آنلاین صورت می‌گیرد. سیستم‌هایی که وظیفه این کار را برای شما به عهده می‌گیرند باید علاوه بر مدیریت سیستم پرداخت و ایجاد حس اعتماد در مشتری بتوانند گزارش‌های شفاف،‌ دقیق و لحظه‌ای برای صاحبان کسب‌وکار فراهم کنند.

نتیجه‌گیری

در مدیریت یک کسب‌وکار، توجه به جنبه‌های مختلف آن بسیار مهم است. فهرست گزارش‌هایی که در اینجا ارائه شده شامل ۷ گزارش با بیشترین اهمیت است که باید به طور منظم اجرا ‌شوند، اما این فهرست جامع نیست. همانطور که تجزیه و تحلیل داده‌ها برایتان راحت‌تر می‌شود، متوجه می‌شوید باید گزارش‌های دیگری به این فهرست اضافه کرده یا بعضی از گزارش‌ها را کمتر اجرا کنید. قابلیت‌های سیستم پردازشگر یا نقطه فروش خود را بررسی کنید تا بتوانید گزارش‌هایی را جمع آوری کنید که برای اتخاذ بهترین تصمیمات مربوط به کسب‌وکار به آنها نیاز دارید.

سلام، من محمد عباسی‌فرد هستم. مدیر محتوا و روابط عمومی سابق زرین‌پال که همیشه سعی می‌کنه یاد بگیره، انجام بده و خوشحال باشه :)

2 دیدگاه On ۷ نوع گزارش مناسب برای هر کسب‌وکار کوچک

پاسخ دهید:

آدرس ایمیل شما منتشر نخواهد شد.